ERP (Enterprise Resources Planning)

ERP (Enterprise Resources Planning)

A.    Pengertian ERP

ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning, ERP merupakan sistem yang didesain untuk melakukan otomatisasi proses bisnis untuk perusahaan kelas Enterprise (menengah dan besar). Hal ini dapat meliputi proses manufacturing, distribution, personnel, project management, payroll, dan financial.

Syarat penting ERP adalah “integrasi”. Integrasi yang dimaksud menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.

B.     Software ERP

Software ERP memiliki modul utama yakni Operasi dan modul pendukung yakni Finansial dan Akunting, serta Sumber Daya Manusia.

a.       Modul Operasi terdiri dari General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.

b.      Modul Financial dan Akuntasi terdiri dari General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.

c.       Modul Sumber Daya Manusia terdiri dari Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

C.    Manfaat dari ERP

Beberapa manfaat ERP yaitu:

a.       Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

b.      Standarisasi Proses Operasi

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.

c.       Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.

D.    Proses Perkembangan ERP

Dalam perkembangan ERP tidak terlepas dari perkembangan rekayasa pabrikasi (manufacturing) itu sendiri. Kebutuhan akan informasi dari proses pabrikasi juga semakin banyak yang akan berguna bagi setiap pelaku dari pabrikasi baik pelaksanaan maupun pengambil keputusan. Perkembangan ERP melalui tahapan yang sangat lama dengan mengembangkan dari sistem yang telah lahir sebelumnya.

Tahap I : Material Requirement Planning (MRP), merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material.

Tahap II: Close-Loop MRP, merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan.

Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II), merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan.

Tahap IV: Enterprise Resource Planning (ERP), merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah.

Tahap V: Extended ERP (ERP II) Merupakan perkembangan dari ERP.

E.     Faktor Keberhasilan ERP

Faktor-faktor yang menentukan keberhasilan ERP, antara lain :

a.       Proses bisnis yang matang.

Suatu perusahaan harus memiliki proses bisnis yang jelas sehingga dapat dibandingkan dengan proses bisnis dari sistem ERP. 

b.      Manajemen perubahan yang baik. 

Penerapan ERP sangat membutuhkan perubahan yang baik, misalnya proses persetujuan dari hardcopy menjadi sebuah modul tampilan pada ERP sehingga menuntut semua pihak perusahaan untuk mengetahui teknologi informasi. 

c.       Komitmen manajemen dari semua pihak perusahaan yang langsung berhubungan dengan sistem ERP karena akan menyita banyak waktu dan tenaga.

d.      Kerjasama antar pihak perusahaan sangat dibutuhkan.

Pihak perusahaan dan konsultan harus memiliki visi yang sama untuk mencapai keberhasilan penerapan ERP tersebut.

e.       Konsultan yang baik dan memiliki kecakapan untuk keberhasilan penerapan ERP yang diterapkan pada suatu perusahaan.

F.     Software ERP

Adapun beberapa contoh software dari ERP, antara lain :

• INTACS
• Acumatica
• Dynamics AX
• Compiere
• Averill AllStock
• ORACLE
• JDE
• BAAN
• MFGPro
• Protean
• Magic
• RUN System
• SAP
• Onesoft
• IFS
• AGRESSO
• BOSERP
• EuClid System
• Mincom Ellipse
• Axapta
• SPIN - Datadigi Indonesia
• WD ERP-SYS
• IES
• Orlansoft
• Sisinusa
• Colibris Indonesia
• OpenERP
• BizBoss
• Microsoft Dynamics NAV
• Cyber Cycle
• QAD

G.    Implementasi ERP

Implementasi ERP lebih bersifat suatu perubahan proses bisnis dan budaya kerja. ERP memungkinkan perubahan struktur perusahaan dari functional oriented menjadi process oriented. Selain itu, Penerapan ERP di suatu perusahaan harus didukung oleh ketersediaan suatu aplikasi/teknologi terintegrasi yang dapat mendukung proses bisnis. Aplikasi ERP akan menjadikan perusahaan mampu beroperasi secara kolaboratif, value-add driven dalam moda real-time. Memang ERP tidak seumum perangkat lunak aplikasi seperti produk-produk dari Microsoft atau Lotus, maupun Linux, tapi kegunaannya lebih meluas yaitu suatu aplikasi client/server yang dipakai untuk mengelola proses suatu perusahaan secara keseluruhan, mulai dari financial & accounting, sales & distribution, inventory, product planning, hingga human resources.

H.    Perbandingan Strategi ERP : Big Bang atau Phased

a.      Big Bang Method

Strategi Big Bang adalah strategi yang dilakukan dengan menerapkan semua modul dari ERP dan di semua lokasi dari proyek di dalam perusahaan di saat yang bersamaan. Semua sistem lama dihentikan pada saat sistem ERP baru dimulai, dimana kesiapan para pemakai dan jaringan harus tersedia pada saat sistem dimulai.

Dalam penggunaan metode Big Bang, sebuah aplikasi ERP diimplementasikan di semua lokasi pada waktu yang bersamaan. Dalam Big Bang, rentang waktu sistem dari versi pengujian sampai menjadi sistem yang benar-benar dipakai menjadi pencatat transaksi hanya dalam beberapa hari. Oleh karena itu dalam metode Big Bang, dibutuhkan proses pengujian yang intensif sebelum akhirnya melakukan cut off terhadap sistem yang lama dan menggunakan sistem yang baru.

Kelebihan metode Big Bang:                    

1.      Tidak membutuhkan interface sementara sebagai perantara sistem baru dan lama.

2.      Tidak membutuhkan perawatan pada sistem lama.

3.      Penggunaan sistem baru diharuskan sehingga sistem lama dapat benar-benar ditinggalkan.

4.      Waktu yang dibutuhkan untuk implementasi lebih sedikit.

Kekurangan metode Big Bang:

1.      Dibutuhkan tenaga kerja untuk implementasi lebih banyak.

2.      Resiko kegagalan sistem lebih tinggi.

3.      Tidak dapat sewaktu-waktu pindah ke sistem lama.

4.      Waktu antara pengembangan dan implementasi lebih lama.

5.      Pimpinan proyek tidak dapat menunjukkan hasil kinerja dari sistem ERP sampai semua modul terimplementasi.

Kategori perusahaan yang cocok menggunakan metode Big Bang:

1.      Perusahaan kecil dan tingkat kompleksitas bisnis proses yang rendah.

2.      Struktur organisasi yang flat dan tingkat pengontrolan yang rendah.

3.      Jumlah modul yang sedikit dan tingkat perubahan modul yang rendah.

b.      Phased Method

Ketika perusahaan memilih untuk menggunakan metode Phased Implementation, modul-modul diimplementasikan satu per satu atau dalam kelompok-kelompok modul yang pada umumnya dilakukan di satu lokasi tertentu. Phased Implementation merupakan rangkaian urutan implementasi yang terdiri dari perancangan, pengembangan, pengujian dan instalasi modul-modul yang berbeda. Tidak seperti Big Bang, Phased Implementation membutuhkan perhatian dan perawatan khusus pada sistem lama dengan tujuan memfasilitasi pengintegrasian dengan sistem yang baru.

Kelebihan metode Phased Implementation:

1.      Tenaga kerja untuk implementasi lebih sedikit.

2.      Tenaga kerja dapat dikonsentrasikan pada modul tertentu.

3.      Resiko lebih kecil

4.      Dapat sewaktu-waktu menggunakan sistem lama.

5.      Rentang waktu antara pengembangan dan implementasi lebih sedikit.

6.      Pimpinan proyek dapat menunjukkan keberhasilan implementasi modul per modul di dalam sistem ERP ke pihak manajemen.

Kekurangan metode Phased Implementation:

1.      Membutuhkan interface sementara.

2.      Instalasi lebih lama.

3.      Harus merawat sistem lama.

4.      Kecenderungan untuk kembali ke sistem lama.

5.      Tingkat resiko yang tinggi dari anggota tim yang keluar atau berganti.

6.      Operasional dari sistem lama memberikan peluang untuk menghambat sistem ERP baru berjalan.

Kategori perusahaan yang cocok menggunakan metode Phased Implementation:

1.      Perusahaan besar dan tingkat kompleksitas bisnis proses yang tinggi.

2.      Struktur organisasi yang berjenjang dan tingkat pengontrolan yang tinggi.

3.      Jumlah modul yang banyak dan tingkat perubahan modul yang tinggi.

Kesimpulan

Strategi Big Bang ataupun Phased memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Strategi yang dipilih harus dievaluasi secara intensif oleh tim proyek dan manajemen, sesuai dengan kondisi perusahaan. Beberapa faktor yang dapat menjadi acuan dalam memilih strategi di atas adalah:

§  Ukuran dan tingkat kompleksitas perusahaan.

§  Tingkat hirarki dan pengawasan perusahaan.

§  Kesiapan dan dukungan dari manajemen secara keseluruhan.

I.       Penyebab Kegagalan dari Implementasi ERP

Beberapa penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :

a.       Manajemen perubahan dan training. Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya dilaksanakan seawal mungkin.

b.      To BPR or not to BPR. Perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses untuk menyesuaikan sistem atau sebaliknya, dengan implikasi berupa biaya dan waktu untuk merubah sistem.

c.       Perencanaan yang buruk. Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.

d.      Meremehkan keahlian IT. Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.

e.       Manajemen proyek yang buruk. Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab.

f.       Percobaan-percobaan teknologi. Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan.

g.      Rendahnya keterlibatan Eksekutif. Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.

h.      Meremehkan sumber daya. Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan.

i.        Evaluasi software yang tidak mencukupi. Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli.

J.      Cara Mengatasi Kegagalan Implementasi ERP

Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut ada dua cara yang disarankan, yaitu dengan melakukan perubahan budaya dan manajemen perubahan yang baik.

Beberapa hal yang dapat dilakukan adalah : (1) Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP; (2) Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut; dan (3) Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.